Algemene Voorwaarden Rotys BV
Art. 1: Wat basisinfo
Wij zijn Rotys BV (KvK 72098015), gevestigd aan de Burgemeester Brokxlaan 2072 te (5041 SJ) Tilburg.
Jij bent in dit document de klant, onze opdrachtgever of deelnemer.
In dit document spreken we af onder welke voorwaarden we diensten verlenen aan jou. De meest actuele versie van onze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle ‘overeenkomsten van opdracht’ tussen ons.
Het kan zijn dat onze Algemene Voorwaarden soms wijzigen. Als dat gebeurt tijdens een overeenkomst, en je bent het niet met de nieuwe voorwaarden eens, mag jij de overeenkomst opzeggen.
Ook kan het zijn dat we in de opdrachtbevestiging met jou schriftelijke afspraken hebben gemaakt die afwijken van deze basisregels. In dat geval gaan de schriftelijke afspraken in de opdrachtbevestiging voor. Je kunt geen rechten ontlenen aan de gesprekken of correspondentie die we hebben gevoerd voor het sluiten van de overeenkomst.
Tussen ons – en dus op alle tussen ons gesloten of te sluiten overeenkomsten - is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Art. 2: Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst van opdracht komt pas tot stand als wij de opdracht per mail aan je bevestigen.
Inschrijven voor een Open Inschrijving of event noemen wij een ‘boeking’. Dit is een vorm van overeenkomst. Je kunt inschrijven via de website www.rotys.nl, een externe boekingssite, per mail of mondeling/telefonisch. Je boeking is compleet als wij een bevestigingsmailtje hebben gestuurd.
Boek je een incompany, masterclass of lezing, of ga je een coachingstraject aan bij Rotys? Dan ontvang je een offerte voor de overeenkomst. Deze is standaard 10 dagen geldig, tenzij anders wordt vermeld op de offerte.
Jij bent verantwoordelijk voor de juiste inhoud van de opdracht en het verstrekken van alle nodige gegevens. Klopt er iets niet in de bevestiging die wij je sturen? Trek dan zo snel mogelijk aan de bel, voor dit eventueel tot schade of onkosten leidt.
Art. 3: Annulering of wijziging van deelname
Moet er iets gewijzigd worden aan de overeenkomst? Zoals de locatie, het aantal deelnemers, de data? Dat kan in overleg. Als wij in staat zijn om in je verzoek mee te bewegen is dit altijd kosteloos.
Heb je een plek in een open inschrijving of event geboekt, maar wil je je plek afstaan aan iemand anders (bijvoorbeeld omdat jij verhinderd bent)? Dat kan, maar uitsluitend voor een volledig programma (niet een deel ervan) en moet door ons bevestigd worden.
Kunnen wij je wijzigingsverzoek om enige reden niet honoreren, en leidt dat ertoe dat de geplande training of sessie niet door kan gaan (in de vorm zoals is afgesproken)? Dan zijn de annuleringsvoorwaarden van toepassing.
Ben je genoodzaakt je boeking te annuleren? Let erop dat wij de volgende annuleringsvoorwaarden hanteren, zowel voor individuele deelnemers als voor incompany boekingen:
Annuleren kan kostenloos tot 30 dagen vooraf
Annuleer je 30 tot 21 dagen van tevoren? Dan krijg je 75% restitutie.
Annuleer je 20 tot 11 dagen van tevoren? Dan krijg je 50% restitutie.
Annuleer je 10 tot 3 dagen van tevoren? Dan krijg je 25% restitutie.
Annuleer je minder dan 72 uur van tevoren of kom je niet opdagen? Dan is restitutie niet mogelijk.
Komt jouw opdracht tot stand binnen 30 dagen voor de opdracht? (Bij coachingstrajecten is dit meestal het geval.) Dan geldt de uitzondering: tot 48 uur na het maken van een boeking mag je kosteloos annuleren, verplaatsen of wijzigen.
Restitutie betekent: als je al hebt betaald, dat je het genoemde percentage teruggestort krijgt. Als je nog moet betalen, dat je een factuur krijgt voor het deel je verschuldigd bent. Je krijgt restitutie over het factuurbedrag.
Hebben wij een locatie of catering geregeld voor jouw incompany, masterclass, coaching of andere opdracht? Of huren wij een extern persoon in voor de uitvoering van de opdracht? Voor dit deel van de factuur hanteren wij de annuleringsvoorwaarden van de externe partij. Die kunnen afwijken van de onze!
Het kan ook voorkomen dat wij moeten annuleren. Daarvoor gelden in verschillende situaties verschillende regels:
Bij overmacht (bijvoorbeeld code rood in de weersverwachting) moeten wij annuleren. We zullen er dan alles aan doen om een vervangend moment voor je te organiseren. Lukt dit toch niet, dan zijn wij je geen (schade)vergoeding verschuldigd.
Bij onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld ziekte van de trainer) die wij niet tijdig kunnen oplossen. We zullen er dan alles aan doen om een vervangend moment te organiseren. Lukt dit niet, dan krijg je je volledige factuurbedrag terug.
Als blijkt dat de boeking zoals die bevestigd is niet klopt (bijvoorbeeld aanzienlijk minder deelnemers) mogen wij tot zelfs na aanvang van de sessie de opdracht annuleren. Wij zijn je dan geen (schade)vergoeding verschuldigd.
In alle andere gevallen, als het hier niet beschreven staat, zullen wij er altijd alles aan doen om een vervangend moment voor je te organiseren. Maar als dit niet lukt, zijn wij je geen (schade)vergoeding verschuldigd.
Art. 4: Betalen
Events en sommige open inschrijvingen bieden (ook) de mogelijkheid om online af te rekenen. Dat gaat soms via externe boekingsplatformen. Gaat er iets mis met je betaling? Richt je dan tot het platform waar je jouw plek probeerde te boeken. Wij zijn niet verantwoordelijk voor (technische) betalingsproblemen op externe platformen. (Want wij zijn afhankelijk van hun confirmatie van jouw betaling.)
Alle andere opdrachten gaan op factuurbasis. Je betaalt de factuur binnen de geldende betalingstermijn van 14 dagen (tenzij anders is overeengekomen).
Voor meerdaagse incompany boekingen en coachings trajecten wordt een betalingsschema overeengekomen. Bij incompany boekingen betreft dit 50-50 (vooraf, achteraf) en bij coachingstrajecten ontvang je maandelijks de factuur.
Wat als je niet betaalt? In dat geval ben je automatisch in verzuim. We zullen jou dan uit coulance een herinnering sturen voor jouw openstaande betaling en je daarbij een laatste termijn geven om deze alsnog te voldoen. Indien je dan nog steeds niet hebt betaald, mogen we onze verplichtingen aan jou opschorten. We mogen er in dat geval ook voor kiezen de opdracht te ontbinden en eventuele schade op jou te verhalen. Uiteraard blijf je dan nog steeds verplicht om het gefactureerde bedrag te betalen.
Als je niet betaalt, mogen we de inning uit handen geven aan een derde. In dat geval moet je de (buiten)gerechtelijke (incasso)kosten en kosten voor deskundigen (zoals advocaten) vergoeden.
In geval van liquidatie, faillissement of surséance van betaling van je bedrijf of wanneer toepassing van de schuldsaneringsregeling ten aanzien van jou wordt uitgesproken, zullen je verplichtingen op grond van deze overeenkomst onmiddellijk opeisbaar zijn.
Artikel 5. Wat als er iets mis gaat?
Wij zijn niet aansprakelijk voor (letsel, materiële en/of immateriële) schade, tenzij je bewijst dat wij de schade met opzet en/of grove schuld en/of bewuste roekeloosheid hebben veroorzaakt.
Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, vertragingsschade, en/of winstderving. Hieronder valt ook de schade die wordt veroorzaakt wanneer je aansprakelijk wordt gesteld door derden.
Wij zijn nooit aansprakelijk te houden voor schade als je, wanneer de schade wordt veroorzaakt, zelf in gebreke bent met de nakoming van een verplichting tegenover ons.
Als wij bij de uitvoering van een opdracht hulppersonen inschakelen dan zijn we niet aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen die door deze hulppersonen worden gemaakt.
Je kunt je schade niet verhalen op hulppersonen die wij hebben ingeschakeld. Voor zover hulppersonen door jou kunnen worden aangesproken, kunnen zij zich beroepen op deze algemene voorwaarden en dus ook op deze regeling die gaat over aansprakelijkheidsbeperking; dit is dus een derdenbeding.
Onze aansprakelijkheid is hoe dan ook beperkt tot maximaal het te factureren bedrag uit de opdracht/overeenkomst.
Art. 6: Auteursrecht
Als deelnemer krijg je een hoop materialen te zien. Bijvoorbeeld video’s, handouts, brochures, artikelen. Op alle materialen geldt auteursrecht, wat bij Rotys BV berust.
Je mag die materialen gerust aan iemand anders laten zien om je enthousiasme te delen. Maar daaraan zijn grenzen: je mag iemand anders onze materialen niet in handen geven. Houd dus materialen die je als deelnemer krijgt in je eigen beheer en geef anderen geen toegang tot online materialen en onze video- of cursus omgeving - tenzij we dit schriftelijk hebben goedgekeurd.
Je mag uit onze materialen elementen online delen, bijvoorbeeld op sociale media. Maar niet als jij daar commerciële bedoelingen bij hebt.
Hebben wij iets voor jou geschreven, gefilmd of (grafisch) uitgewerkt (bijvoorbeeld als output na een training) dan mag je dit niet zonder meer delen of gebruiken in jouw uitingen. Je hebt daarvoor onze toestemming nodig, die krijg je expliciet bij oplevering van het materiaal.
Art. 7 Privacy
Onze privacyverklaring is zo eenvoudig dat we het hier hebben opgenomen.
Wij gebruiken persoonlijke informatie die wij van je krijgen nooit voor iets anders dan waarvoor je het expliciet aan ons gegeven hebt. We delen persoons- en contactgegevens nooit met derden.
Ben je deelnemer geweest, dan krijg je automatisch ook ‘alumni mails’ met daarin updates en uitnodigingen voor alumni events. Je kunt je op ieder moment van deze lijst uitschrijven.
Met jouw gegevens gaan we heel voorzichtig om. Alle contactgegevens staan opgeslagen in spreadsheets (per mailinglijst) in onze cloudomgeving, en kunnen terugkomen in onze mailboxen en telefoons. Heb je je ingeschreven via de website www.rotys.nl of daar contact met ons gehad? Dan staan je contactgegevens ook in de backend omgeving van onze website. Persoonsgegevens (bijvoorbeeld notities n.a.v. een coaching) staan in een procesmanagement tool waar alleen wij bij kunnen.
Hulppersonen die wij inhuren bij een opdracht krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun werk. Zij zijn gehouden om die gegevens daarna ook weer te wissen - tenzij om praktische redenen anders met jou wordt gecommuniceerd.
Als deelnemer in een training draag jij ook bij aan de privacy van anderen. Je mag in geen enkel opzicht iets delen van of over andere deelnemers, tenzij je daar hun expliciete toestemming voor hebt. Dit betreft onder andere (maar niet uitputtend) foto’s, contact- of persoonsgegevens, meningen, anekdotes etc.
Artikel 8. Wat als je klachten over ons hebt?
Wij willen graag dat je tevreden bent over onze dienstverlening. Toch kan dat soms anders lopen. Als je niet tevreden bent, laat ons dan direct, maar uiterlijk binnen 14 dagen na de uitvoeringsdatum (de sessie of oplevering waar de klacht is ontstaan) schriftelijk (dat kan per e-mail) weten wat je klacht is. Wij kijken dan samen of we je een passende oplossing kunnen bieden. Indien je niet binnen 14 dagen na de uitvoeringsdatum je klacht schriftelijk hebt ingediend, vervalt de klachttermijn en geldt dat de factuur volledig verschuldigd is.
Als een klacht gegrond is, dan zullen we de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor jou zinloos is geworden. Dit laatste moet je gemotiveerd aantonen. Wanneer het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, dan zijn we slechts aansprakelijk binnen de grenzen van artikel 6 (Wat als er iets mis gaat?). Als je het niet eens bent met een onderdeel van een factuur, dient het restantbedrag van de factuur (dus waar de klacht niet over gaat) binnen de betalingstermijn te worden voldaan.
Art. 9: Hoe lossen wij geschillen met elkaar op?
We zullen altijd eerst het gesprek met je aangaan. Dat geldt in alle gevallen, en daar nodigen we jou ook toe uit. Is er iets wat niet klopt, of waar je niet blij mee bent? Trek meteen aan de bel!
Als het niet lukt om samen een oplossing te vinden, kunnen geschillen worden voorgelegd aan de rechter. Geschillen tussen jou en Rotys BV kunnen alleen worden voorgelegd aan de rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Breda of Tilburg.
De rechter zal uitsluitend Nederlands recht toepassen op ons geschil.